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3月6日上午9：00，档案馆召开维多利亚老品牌vic119声像档案管理办法研讨会，邀请了学校宣传部、信息办、影视学院、电教中心等部门相关负责人与会。会议由档案馆徐国明馆长主持。
首先，徐国明馆长阐明了本次研讨会的主题。根据2012年第10次校长办公会议“由档案馆负责，建立学校优秀视频和电子图片的收集管理制度”决议，档案馆对馆藏声像档案的情况进行了仔细的梳理，并对上海音像资料馆、上海市档案馆和有关高校进行了调研，根据国家档案局和上海市档案工作的法律法规及相关规定，结合学校的实际，草拟了《维多利亚老品牌vic119声像档案管理办法》（征求意见稿），会同相关部门和领导进行研讨。其间，档案馆收集指导室纪慧梅老师介绍了维多利亚老品牌vic119档案馆馆藏声像档案的基本情况，对馆藏纸质照片、电子照片、录音带、录像带和光盘分类统计的数据进行了说明。据此，徐国明馆长谈了自己的几点想法：对声像档案的收集管理要明确职责，加强考核；档案馆应积极主动为学校和各部门利用声像档案提供便利。
围绕此次研讨会的议题，大家展开了热烈的讨论。信息办主任徐伟老师提出应考虑信息化条件下归档方式的转变问题，档案馆目前以纸质文件归档为主，不妨考虑以电子文件为主的归档方式。如通过学校今年要着手建立的OA系统来实现，并理顺归档流程。此外，在声像档案的存储载体、收集渠道、开放利用等方面，他提出了新的设想。
影视学院党委书记刘日宇老师建议档案归档范围的界定应具有前瞻性，不妨制定管理细则，增强可操作性。此外，就校电视台拍摄的素材片是否属于归档范围，他发表了自己的看法。
宣传部部长陈志宏老师呼吁“今天的工作是明天的历史”，学校各部门应增强归档意识，档案馆要增强服务意识和协同意识。他针对声像档案的收集工作提供了一些建议，如建立全校师生征集机制，做好兼职档案员培训，建立相关激励机制，增加对学生社团活动照片和重要网络媒体资料的收集等。
整个研讨会气氛热烈，取得了很好的效果。与会人员各抒己见，在档案归档方式、归档范围、归档意识、归档流程等方面进行了交流，并取得共识。此次研讨是思想的碰撞，拓宽了档案工作者的思路，启发了对档案工作的新思考。在此契机下，档案工作要解放思想，创新管理理念和管理模式，整合学校声像档案信息资源，充分发挥档案馆作为大学生爱国主义教育基地的职能，重点加强内涵建设，积极为学校的各项工作提供服务和参考。
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